Rückverfolgbarkeit: Lose, Chargen und Kennzeichnung

Wozu Rückverfolgbarkeit im Reklamationsfall dient

Rückverfolgbarkeit heißt: Zu jedem gelieferten Teil lässt sich feststellen, woraus, wann, wo und womit es gefertigt und geprüft wurde – und umgekehrt, wohin alle Teile mit denselben Merkmalen gegangen sind. Im 8D-Bericht braucht man beide Richtungen.

Rückwärts vom Fehlerteil zur Fertigung: Welche Maschine, welches Werkzeug, welche Schicht, welches Material? Das gehört in D2, die Problembeschreibung, und ist die Grundlage für die Ursachensuche in D4. Vorwärts von der Ursache zu allen betroffenen Teilen: Welche Lose, welche Lieferungen, welche Lagerorte? Das braucht D3, die Sofortmaßnahmen, um den Kunden zu schützen.

Ohne Rückverfolgbarkeit wird die Verdachtsmenge – die Menge, die möglicherweise fehlerhaft ist – so groß wie der ganze Zeitraum, für den Sie nichts belegen können. Dann sortieren Sie Zehntausende Teile, wo ein paar Hundert gereicht hätten. Der Unterschied ist im Beispiel weiter unten durchgerechnet.

• Los (Fertigungslos): eine Menge, die unter gleichen Bedingungen am Stück gefertigt wurde, meist ein Fertigungsauftrag.
• Charge: eine Menge mit gemeinsamer Herkunft oder gemeinsamer Behandlung – etwa die Schmelze des Rohmaterials, eine Härtecharge im Ofen oder ein Durchgang in der Galvanik.
• Seriennummer: Kennzeichnung eines einzelnen Teils.
• Packstück-ID: Nummer eines Behälters oder Ladungsträgers, über die er auf dem Lieferschein steht.

Die Begriffe Los und Charge werden in Betrieben unterschiedlich verwendet. Legen Sie fest, was bei Ihnen was heißt – und schreiben Sie es in die Arbeitsanweisung.

Die Kette vom Rohmaterial bis zum Lieferschein

Rückverfolgbarkeit ist eine Kette von Nummern. Jede Stufe muss die Nummer der vorigen tragen. Fehlt ein Glied, endet die Rückverfolgung dort – und die Verdachtsmenge wird so groß wie der Zeitraum davor und danach.

Wie fein? Losgröße und Verdachtsmenge

Wie genau Sie eingrenzen können, hängt an der kleinsten Einheit, für die Sie Zeit und Ort kennen. Ist das Los eine Wochenfertigung von 20.000 Teilen und gibt es keine weiteren Zeitstempel, ist im Zweifel die ganze Woche verdächtig. Tragen die Behälter Füllzeiten, reicht oft ein Behälter.

Feiner heißt aufwendiger. Ein vernünftiger Mittelweg in vielen Serienfertigungen: Los je Auftrag, dazu Behälter mit Füllzeit und Prüfungen mit Uhrzeit. Damit lässt sich ein Fehler auf die Behälter zwischen der letzten guten und der ersten schlechten Prüfung eingrenzen.

• Neues Los bei jedem Wechsel, der eine Ursache sein kann: Materialcharge, Werkzeug, Programmstand, Fremdbearbeitungscharge.
• Keine Mischbehälter: Rest aus Los A und Anfang von Los B im selben Behälter machen beide Lose verdächtig. Restmengen getrennt halten und kennzeichnen.
• Prüfungen mit Uhrzeit: Eine Stichprobe »Schicht 2: i. O.« ohne Uhrzeit begrenzt nichts.
• Werkzeugwechsel dokumentieren: mit Uhrzeit und Zustand des ausgebauten Werkzeugs. Ein Bruch, der beim Wechsel unbemerkt bleibt, ist später die wichtigste Grenze.
• Nacharbeit und Sortierung: Nachgearbeitete und sortierte Teile bekommen eine eigene Kennzeichnung, sonst verschwinden sie im Bestand.

Kennzeichnung am Teil und an der Verpackung

Am Teil selbst lohnt eine Kennzeichnung, wenn die Zeichnung sie verlangt oder wenn Teile beim Kunden ihre Verpackung verlassen, bevor ein Fehler auffällt. Üblich sind Prägungen, Laser- oder Nadelbeschriftung, Datumsstempel im Werkzeug, die Monat und Jahr mitformen, oder ein Data-Matrix-Code mit Seriennummer. Für Massenteile reicht meist die Kennzeichnung an der Verpackung.

Viele Kunden schreiben ein bestimmtes Etikettenformat vor. Unabhängig davon sollte jedes Etikett Teilenummer, Menge, Los und Packstück-ID tragen.

• Etikett beim Verpacken drucken, nicht im Voraus – vorgedruckte Etiketten landen an falschen Behältern.
• Ein Etikett je Behälter, alte Etiketten vollständig entfernen.
• Gesperrte Ware sichtbar kennzeichnen und räumlich trennen, n. i. O.-Teile in eindeutig markierten Behältern.
• Nach einer Sortierung neue Kennzeichnung, aus der hervorgeht, dass und wann geprüft wurde. Wie das aussieht, steht unter Sortierprotokoll.
• Sonderfreigaben mit Freigabenummer am Behälter, siehe Abweichungsgenehmigung.

Fiktives Beispiel: Verdachtsmenge in D2 und D3 eingrenzen

Ein erfundener Kunde findet in der Montage drei Wellen 40-512 ohne Einstich; der Sicherungsring lässt sich nicht montieren. Der Zulieferer bittet um ein Foto des Behälteretiketts. Es zeigt Los 26-1418, Behälter 08. Los 26-1418 umfasst 9.600 Teile, gefertigt vom 13.10., 22:40 Uhr, bis 15.10., 4:40 Uhr, auf der Drehmaschine DZ-3, in Behältern zu 400 Teilen; ein Behälter ist nach etwa 75 Minuten voll.

Die Tabelle zeigt, wie die Kette die Verdachtsmenge eingrenzt:

Was das Beispiel im 8D-Bericht ergibt

Die 52 Fehlerteile passen zur Rechnung: In zehn Minuten fertigt die Maschine bei 400 Teilen in 75 Minuten etwa 400 ÷ 75 × 10 = 53 Teile. Die Grenze aus den Protokollen stimmt also mit dem Befund überein – genau diese Übereinstimmung macht eine Eingrenzung für den Kunden glaubwürdig.

D2 (Ausschnitt): »Einstich fehlt an Wellen 40-512 aus Los 26-1418, Behälter 08, gefertigt am 14.10.2026 zwischen 7:55 und 8:05 Uhr auf DZ-3. Ist nicht: Behälter 07 und 09 desselben Loses, andere Lose, andere Maschinen, andere Merkmale der Fehlerteile.« Die gebrochene Schneide gehört nicht in D2, sondern als zu bestätigende Ursache in D4.

D3 (Ausschnitt): »Verdachtsmenge 1.200 Teile (Behälter 07 bis 09), davon 800 beim Kunden, 400 im eigenen Versand. Alle zu 100 % auf vorhandenen Einstich geprüft; 52 n. i. O., alle Behälter 08. Clean Date: Lieferung vom 19.10.2026.« Wie D3 vollständig aussieht, steht unter D3 Sofortmaßnahmen.

Ohne Behälterzeiten wäre die Verdachtsmenge das ganze Los: 9.600 Teile, verteilt auf drei Lieferungen und das Lager. Bei angenommenen 0,30 € Sortierkosten je Teil sind das 9.600 × 0,30 € = 2.880 € statt 1.200 × 0,30 € = 360 € – ohne Fahrten, Sonderfrachten und Stillstand beim Kunden. Was eine Reklamation insgesamt kostet, rechnet der Reklamationskosten-Rechner aus.

Offen bleibt außerdem, warum der Bruch beim Wechsel nicht auffiel. Das ist die Ursache des Nicht-Entdeckens und gehört ebenfalls in D4, siehe D4 Ursachenanalyse.

Material- und Fremdchargen: die Kette nach außen

Liegt die Ursache im Material oder bei einem Dienstleister, verläuft die Eingrenzung anders: nicht über die Uhrzeit an der Maschine, sondern über die Charge. Eine zu weiche Härtecharge betrifft alle Teile dieser Charge, egal aus welchem Los sie stammen. Eine fehlerhafte Schmelze betrifft alle Lose, die aus ihr gefertigt wurden – möglicherweise über Wochen und mehrere Kunden.

Dafür braucht es die Verknüpfung in beide Richtungen: von der Charge zu allen Losen und von jedem Los zu allen Lieferscheinen. Wird ein Los auf zwei Härtechargen verteilt, gehören beide Chargennummern zum Los. Stangen- oder Coilreste, die in ein späteres Los wandern, nehmen ihre Material-Nummer mit.

Werkszeugnisse und Lieferscheine von Material und Dienstleistern sollten mit der internen Nummer abgelegt werden, nicht nur in der Buchhaltung. Wie lange Sie Nachweise aufbewahren müssen, legt meist der Kunde in der Qualitätssicherungsvereinbarung fest; in der Automobilindustrie sind lange Fristen über das Serienende hinaus verbreitet.

Rückverfolgbarkeit testen, bevor der Ernstfall kommt

Ob die Kette hält, zeigt sich am besten in einer Übung. Nehmen Sie einmal im Quartal einen zufälligen Lieferschein und verfolgen Sie ihn rückwärts bis zur Materialcharge und vorwärts bis zu allen Lieferungen, die dieselbe Charge enthalten. Stoppen Sie die Zeit. In Audits wird genau diese Übung oft verlangt.

Ein sinnvolles eigenes Ziel ist, beide Richtungen in weniger als einer Stunde zu schaffen, auch außerhalb der Bürozeiten. Wer dafür drei Leute und zwei Tage braucht, schafft die 24 Stunden für D3 im Ernstfall nicht.

• Führt der Lieferschein zu Packstück-IDs und von dort zu Los und Behälter?
• Hat das Los eine Materialnummer, die zum Werkszeugnis führt?
• Sind Fremdbearbeitungschargen zum Los vermerkt?
• Gibt es Prüfprotokolle mit Uhrzeit für den Fertigungszeitraum?
• Sind Werkzeugwechsel mit Uhrzeit festgehalten?
• Findet die Vertretung alles ohne die Person, die es angelegt hat?

Häufige Fragen