Sonderfreigabe und Abweichungsgenehmigung beim Kunden beantragen

Sonderfreigabe, Abweichungsgenehmigung, Änderung: der Unterschied

Beide Begriffe meinen dasselbe Grundprinzip: Der Kunde stimmt zu, dass Teile, die nicht in allem der Zeichnung, der Spezifikation oder dem freigegebenen Prozess entsprechen, trotzdem geliefert werden dürfen – begrenzt auf eine Menge oder einen Zeitraum.

Im Sprachgebrauch der Qualität unterscheidet man üblicherweise nach dem Zeitpunkt. Die Sonderfreigabe (englisch »concession«) gilt für Teile, die bereits gefertigt sind und abweichen. Die Abweichungsgenehmigung (englisch »deviation permit«, oft kurz »Deviation«) wird vor der Fertigung beantragt, für eine geplante, vorübergehende Abweichung – etwa ein Ersatzmaterial, weil das freigegebene nicht lieferbar ist. Viele Betriebe und Kunden verwenden die Begriffe nicht trennscharf, und manche Kunden haben nur ein Formular für beides.

Klar abgrenzen sollten Sie beides von einer Änderung: Soll die Abweichung dauerhaft gelten, ist das ein Änderungsantrag mit neuer Zeichnung und meist neuer Bemusterung, keine Sonderfreigabe.

Der rechtliche Hintergrund in Kürze

Eine Sache ist nach § 434 Abs. 1 BGB frei von Sachmängeln, wenn sie bei Gefahrübergang den subjektiven Anforderungen, den objektiven Anforderungen und den Montageanforderungen entspricht. Zu den subjektiven Anforderungen gehört nach Abs. 2 vor allem die vereinbarte Beschaffenheit, etwa Art, Menge, Qualität und Funktionalität.

In der Zulieferpraxis sind Zeichnung, Spezifikation und Bestellung der übliche Ort, an dem diese Beschaffenheit festgelegt wird. Teile, die davon abweichen, haben also nicht die vereinbarte Beschaffenheit – auch wenn sie funktionieren.

Die Sonderfreigabe ist die schriftliche Zustimmung des Kunden zu genau dieser Abweichung an genau dieser Menge. Wie weit sie reicht, hängt an ihrem Wortlaut: Was nicht drinsteht, ist nicht freigegeben. Deshalb lohnt es, Merkmal, Grenzen, Menge und Gültigkeit genau zu beschreiben.

Wann ein Antrag sinnvoll ist – und wann nicht

Ein Antrag ist kein Ersatz für Qualität, sondern eine Ausnahme für eine Notlage. Sinnvoll ist er, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind: Die Abweichung ist vor dem Versand bekannt und vollständig beschrieben; nach Ihrer Bewertung sind Funktion, Montage, Lebensdauer und Sicherheit nicht berührt; ein zeichnungsgerechter Ersatz ist nicht rechtzeitig verfügbar, und ohne Teile stünde beim Kunden die Montage.

Ein Nein ist wahrscheinlich – oder der Antrag gar nicht der richtige Weg – in diesen Fällen:

• Besondere Merkmale: Merkmale, die für Sicherheit oder gesetzliche Vorgaben wichtig sind, sind in Zeichnungen oft mit einem Symbol gekennzeichnet. Viele Kunden lassen dort keine Sonderfreigabe zu oder verlangen eine Freigabe auf höherer Ebene.
• Wiederholung: Der dritte Antrag für dasselbe Merkmal zeigt dem Kunden, dass der Prozess es nicht beherrscht. Dann erwartet er eine Abstellmaßnahme oder einen Änderungsantrag, keine weitere Ausnahme.
• Teile schon geliefert: Was ohne Zustimmung beim Kunden liegt, ist ein Fall für Meldung und Eindämmung. Melden Sie es selbst, bevor der Kunde es findet; das Vorgehen steht unter D3 Sofortmaßnahmen.
• Unklare Ursache: Wer nicht weiß, warum die Teile abweichen, kann auch nicht sagen, ob nur ein Merkmal betroffen ist.

Eine Sonderfreigabe wird vor dem Versand beantragt und erteilt. Teile, die ohne Freigabe das Haus verlassen haben, melden Sie dem Kunden sofort – das ist dann eine Eindämmung, kein Antrag.

Was in den Antrag gehört

Viele Kunden haben ein eigenes Formular oder eine Funktion im Lieferantenportal. Die Inhalte sind fast überall dieselben. Je vollständiger der Antrag, desto schneller kann der Kunde entscheiden – unvollständige Anträge gehen mit Rückfragen hin und her, während die Zeit bis zum Liefertermin abläuft.

Fiktives Beispiel: Sonderfreigabe für ein Stanzteil

Ein erfundener Stanzbetrieb stellt bei der Endprüfung am Montag, 12.10.2026, fest: Am Halteblech 30-221, Index D, ist die Bohrung Ø 6,4 +0,1 mm zu groß. Nach einem Stempelbruch war ein Ersatzstempel aus dem falschen Fach eingebaut worden. Alle 1.850 Teile aus Los 2610-03 sind betroffen; keines hat das Haus verlassen. Der Kunde braucht 1.200 Teile am Freitag, 16.10.; zeichnungsgerechte Neuteile sind frühestens am 21.10. lieferbar, weil das Band (Coil) erst am 19.10. kommt.

Der Antrag geht am 12.10. um 15:00 Uhr an den Kunden:

Der Antrag sagt offen, was der Lieferant nicht beurteilen kann. Das ist kein Schwachpunkt, sondern genau die Frage, die der Kunde beantworten muss.

Die Antwort des Kunden und was danach kommt

Beim Kunden entscheiden meist mehrere Stellen: Die Lieferantenqualität (der SQE, Supplier Quality Engineer) sammelt, die Entwicklung bewertet die Funktion, die Montage die Verbaubarkeit. Das dauert Tage, nicht Stunden. Feste Fristen dafür gibt es nicht; stellen Sie den Antrag deshalb, sobald die Abweichung feststeht.

Im Beispiel antwortet der Kunde am Mittwoch, 14.10.: freigegeben sind 1.200 Teile, gültig bis 23.10.2026, nur für das Werk mit der Montagelinie, für die der Bedarf besteht, Kennzeichnung wie beantragt. Die restlichen 650 Teile sind nicht freigegeben; der Kunde verlangt einen 8D-Bericht bis D5 in 10 Arbeitstagen. Teilfreigaben wie diese sind häufig – der Kunde gibt so viel frei, wie er braucht, nicht so viel, wie da ist.

Nach der Freigabe kommt es auf die Disziplin im eigenen Haus an:

• Mengen zählen: Gelieferte Menge je Freigabe laufend festhalten. Ist die Menge oder das Datum erreicht, geht kein abweichendes Teil mehr raus.
• Kennzeichnen: Jede Verpackungseinheit mit Freigabenummer; Lieferschein mit Vermerk. Ungekennzeichnete Teile landen beim Kunden als neue Reklamation.
• Rest entscheiden: Die 650 nicht freigegebenen Teile werden verschrottet oder nachgearbeitet, wenn das technisch möglich und vom Kunden erlaubt ist. Wie man das entscheidet und dokumentiert, steht unter Nacharbeit, Sortierung, Verschrottung.
• Rückverfolgbarkeit: Freigabenummer zum Los ablegen, damit Sie in einem späteren Fall wissen, welche Teile mit welcher Abweichung wohin gingen. Mehr unter Rückverfolgbarkeit.
• Abstellen und belegen: Die Abstellmaßnahme umsetzen und ihre Wirkung nachweisen, wie unter D5/D6 Maßnahmen und Wirksamkeit beschrieben.

Fallstricke

Die folgenden Fehler machen aus einer erteilten Freigabe im Nachhinein doch eine Reklamation:

• Mündliche Zusage: Der SQE sagt am Telefon »schicken Sie die Teile«. Ohne schriftliche Freigabe mit Nummer haben Sie im Streitfall nichts in der Hand. Mindestens eine E-Mail mit Merkmal, Menge und Gültigkeit erbitten.
• Freigabe ohne Ende: »Bis auf Weiteres« ist keine Begrenzung. Ohne Menge oder Datum wird die Ausnahme zum Dauerzustand, den bei der nächsten Reklamation niemand mehr belegen kann.
• Falscher Empfänger: Die Freigabe gilt für ein Werk des Kunden, die Teile gehen auch an ein anderes.
• Weitere Abweichung mitgeliefert: Die Freigabe deckt nur das beantragte Merkmal. Hat das Los noch eine zweite Abweichung, ist sie nicht freigegeben.
• Abweichung des eigenen Lieferanten durchgereicht: Wenn Ihr Härter oder Beschichter Sie um eine Sonderfreigabe bittet und die Abweichung das Merkmal Ihres Kunden berührt, dürfen Sie nur zustimmen, wenn Ihr Kunde zugestimmt hat.
• Wer zahlt den Mehraufwand: Manche Kunden belasten Bearbeitungsaufwand oder zusätzliche Prüfungen beim Wareneingang. Das vorher klären; Hintergründe unter Belastungsanzeige.
• Folgen für die Bewertung: Manche Kunden zählen Sonderfreigaben in der Lieferantenbewertung mit. Fragen Sie nach, siehe Lieferantenbewertung.

Häufige Fragen