Funktionen
Was irot 8D für Ihre Reklamationen tut
Ein Fall je Reklamation, vom Eingang bis zur Antwort des Kunden. Jede Funktion unten gibt es heute – die meisten können Sie gleich hier ausprobieren, ohne Anmeldung.
Eingang
Die Reklamation kommt per E-Mail – der Fall steht in Sekunden
Mail einfügen oder Datei hineinziehen. irot 8D liest Reklamationsnummer, Teilenummer, Index, Mengen, Lose, Lieferschein und den Eingang – jede Angabe mit der Zeile, aus der sie stammt.
- .eml, .msg (Outlook), PDF und Text
- der Eingang ist der Zeitstempel des Kunden – auch bei weitergeleiteten Mails
- was nicht sicher ist, bleibt leer statt falsch
- der Absender wird dem Kunden zugeordnet und beim nächsten Mal erkannt
Fundstelle: »Beanstandete Menge: 150 Stk.«
Fristen
Keine Frist mehr im Postfach verloren
D3, D5 und D8 rechnen sich aus dem Eingang – nach den Vorgaben Ihres Kunden in Stunden, Arbeitstagen oder Kalendertagen, mit den Feiertagen Ihres Bundeslands.
- Ampel im Tableau: im Plan, halbe Zeit vorbei, wird knapp, überfällig
- E-Mail an den Verantwortlichen bei 50 %, 80 % und beim Ablauf
- Fristen je Kunde aus dem Lieferantenhandbuch
- Termintreue gemessen an der ursprünglichen Frist
| Fall | Frist | Stand |
|---|---|---|
| Q-2026-04711 | D3 · heute 14:03 | wird knapp |
| QN 3300918 | D5 · Fr 16.10. | halbe Zeit vorbei |
| 26-0815 | D8 · Fr 23.10. | im Plan |
E-Mail an den Verantwortlichen bei 50 %, 80 % und beim Ablauf.
Prüfung vor dem Versand
Geprüft, bevor der Kunde prüft
Vor dem Versand läuft der Bericht durch 25 Prüfungen – die Gründe, aus denen Kunden 8D-Berichte zurückweisen. Sperrendes muss behoben sein, Hinweise sehen Sie mit Begründung.
- »Mitarbeiterfehler«, »geschult«, »100-%-Prüfung dauerhaft« werden erkannt
- Clean Date, Bestände, Wirksamkeitsnachweis, Dokumente mit Revision
- jeder Befund springt zum Feld, das ihn behebt
- dieselbe Prüfung für den Bericht bis D3 und bis D8
Ursachen
Ursachen, die der Kunde annimmt
Ist/Ist-nicht, Ishikawa mit bestätigten und verworfenen Hypothesen, 5-Why für Auftreten und Nicht-Entdecken – und Vorschläge aus früheren Fällen derselben Fehlerart.
- Historie je Teilenummer: was war schon, was wurde getan
- Wiederholfehler erkannt – mit Prüfung der früheren Maßnahmen
- technische und systemische Ursache getrennt
- Fehlerursachenkategorie für die Auswertung
Aus der Erfahrung · gleiche Fehlerart vor 4 Monaten an Teil 7 410 220 812: Standzeit der Bürste im Werkzeugplan festgelegt.
Führung
Immer der nächste Schritt – für Neue und für Erfahrene
Oben im Fall steht, was als Nächstes zu tun ist, warum der Kunde es verlangt und wie ein guter Eintrag aussieht. Wer es eilig hat, nimmt den Express-Weg in zwölf Schritten.
- Leiste D1–D8 mit Stand
- Lehrsatz zu jeder der 25 Prüfungen: tun, warum, Beispiel
- Express: von der Mail bis »8D gesendet« ohne Umweg
D1–D2
erledigtD3
offenD4–D8
späterD3: Wirkung der Sofortmaßnahme beziffern.
Beispiel: 2.000 Teile sortiert, 150 n. i. O., Clean Date 09.10.2026.
Bericht
Im Formblatt des Kunden, auf Deutsch oder Englisch
Das Excel-Formblatt Ihres Kunden einmal hochladen und zuordnen – danach füllt irot 8D es aus. Oder der Bericht im eigenen Formblatt als PDF und Word.
- Bericht bis D3 (Sofortbericht) oder bis D8
- Deutsch und Englisch
- Versand per E-Mail aus dem Fall, mit Anlagen
- Antwort des Kunden einfügen: angenommen, Rückfrage, abgelehnt
Excel, Felder einmal zugeordnet
PDF und Word
Deutsch English bis D3 bis D8
Sortierung
Der Sortierdienstleister trägt selbst ein – ohne Konto
Für die Sortierung erzeugt irot 8D einen Link mit QR-Code. Die Sortierstelle zählt geprüfte, gute und schlechte Teile; die Zahlen landen im Sortierprotokoll in D3.
- funktioniert auch bei schlechtem Netz und trägt nach
- Clean Date und Kennzeichnung im Bericht
- Bestände im Haus, im Transit, beim Kunden und beim Lieferanten
Link und QR-Code für die Sortierstelle – die Zahlen landen im Sortierprotokoll in D3.
Lieferant
Weiter an den eigenen Lieferanten – mit den Kosten
Liegt die Ursache beim Vormaterial, wird aus der Kundenreklamation mit einem Klick die Reklamation an Ihren Lieferanten. Die Kosten fassen Sie in einer Belastungsanzeige zusammen.
- Spiegel-Reklamation mit Bezug zum Original
- Belastungsanzeige mit Kostenaufstellung als PDF
- Stand der Belastung verfolgen
Spiegel aus Q-2026-04711 → Lieferant Stahlhandel
| Sortieren 12 h × 48 € | 576 € |
| Sonderfahrt | 180 € |
| Belastungsanzeige | 756 € |
|---|
Auswertung
Zahlen für Kunde, Chef und Audit
Termintreue, offene Fälle, Fehlerarten, Kunden, Wiederholfehler – auf einer Seite, ohne Excel.
- Termintreue an der ursprünglichen Frist
- nach Kunde, Fehlerart und Zeitraum
Ausprobieren, bevor Sie sich anmelden
Diese Werkzeuge arbeiten mit derselben Logik wie irot 8D – im Browser, kostenlos.
Vorführung: Reklamation einlesen
Eine echte Reklamations-Mail wird zum Fall – mit Fundstelle für jede Angabe.
Öffnen →8D-Report erstellen
D1 bis D8 ausfüllen, Hinweise je Feld, als PDF drucken.
Öffnen →8D-Check: 25 Rückweisungsgründe
Vor dem Absenden: kommt der Bericht zurück? 25 Gründe, abgehakt.
Öffnen →8D-Fristenrechner
D3, D5, D8 aus dem Eingang – mit Feiertagen Ihres Bundeslands.
Öffnen →Ishikawa-Diagramm online
6M-Diagramm mit Ursachen-Vorschlägen für Ihre Branche.
Öffnen →5-Why-Analyse online
Zwei Warum-Ketten, mit Warnung, bevor der Kunde widerspricht.
Öffnen →Ist/Ist-nicht-Analyse online
D2 sauber abgrenzen: betroffen und nicht betroffen, Seite an Seite.
Öffnen →Pareto-Diagramm online
Die wenigen Fehler, die die meisten Reklamationen machen – als Diagramm.
Öffnen →ppm-Rechner
Fehlerhafte Teile je Million – für Monat, Jahr und Excel.
Öffnen →Reklamationskosten-Rechner
Sortieren, Fracht, Nacharbeit: was die Reklamation kostet.
Öffnen →Die nächste Reklamation kommt bestimmt.
Legen Sie sie gleich in irot 8D an: zwei Reklamationen im Jahr sind kostenlos, ohne Einrichtung und ohne Kreditkarte.