Sortierung und Sortierprotokoll bei Reklamationen

Wozu sortiert wird – und wozu nicht

Sortieren heißt: Jedes verdächtige Teil wird auf ein festgelegtes Merkmal geprüft und als i. O. (in Ordnung) oder n. i. O. (nicht in Ordnung) getrennt. Bei einer Reklamation ist das die typische Sofortmaßnahme in D3 des 8D-Berichts. 8D ist die Problemlösung in acht Schritten D1 bis D8; D3 ist der Schritt, der den Kunden schützt, bis die Ursache abgestellt ist.

Sortieren ist keine Abstellmaßnahme. Eine Prüfung jedes Teils durch Menschen findet erfahrungsgemäß nicht jeden Fehler, sie kostet laufend Geld, und sie ändert nichts daran, dass der Fehler entsteht. Kunden akzeptieren sie deshalb als vorübergehende Absicherung, aber selten als Lösung.

Das Sortierprotokoll hat vier Aufgaben: Es belegt dem Kunden, dass die Verdachtsmenge vollständig geprüft wurde. Es liefert die Zahlen für die Fehlerquote. Es zeigt, wo die Fehler sitzen (Los, Datum, Maschine), und gibt damit Hinweise für die Ursachenanalyse in D4. Und es ist der Nachweis für die Kosten – bei Ihnen und beim Sortierdienstleister.

Was in ein Sortierprotokoll gehört

Die Tabelle nennt die Angaben, die ein Kunde erwartet und die Sie selbst später für Analyse und Kosten brauchen. Ein Los (auch Charge) ist eine Menge, die unter gleichen Bedingungen gefertigt wurde und eine gemeinsame Nummer trägt.

Die wichtigste Rechenregel: geprüft = i. O. + n. i. O. in jeder Zeile. Bleiben Teile übrig, die nicht prüfbar waren (beschädigt, verschmutzt), bekommen sie eine eigene Spalte. Die Summe aller Zeilen muss die ganze Verdachtsmenge abdecken. Eine Differenz ist kein Rundungsfehler, sondern ein Behälter, der irgendwo noch steht.

Fiktives Beispiel: ein ausgefülltes Sortierprotokoll

Ein erfundener Stanzteile-Zulieferer erhält eine Reklamation zu einem Halteblech: Der Lochabstand liegt bei einigen Teilen außerhalb der Toleranz 24,0 ± 0,1 mm, die Teile lassen sich beim Kunden nicht verschrauben. Verdächtig sind drei Lose mit zusammen 6.000 Teilen; 600 Teile aus Los 2309-02 liegen schon beim Kunden. Geprüft wird mit einer Prüflehre, deren zwei Prüfstifte auf die Toleranz ausgelegt sind: Lässt sich das Teil nicht auflegen, ist es n. i. O.

Was das Protokoll zeigt: Der reklamierte Fehler steckt nur in Los 2309-02, dort in 31 + 12 = 43 von 2.000 Teilen, also 2,15 %. Lose 01 und 03 sind ohne diesen Befund; der eine Fund in Los 03 ist ein Grat, ein Beifund, der getrennt bewertet wird. Das ist ein starker Hinweis für D4: Was war bei Los 02 anders – ein Eingriff am Werkzeug, ein Stempelwechsel, ein neues Band? Ohne Aufteilung nach Los stünde im Protokoll nur »44 von 6.000«, und die Spur wäre weg.

Zeit und Kosten: Bei rund 8 Sekunden je Teil schafft ein Prüfer etwa 450 Teile in der Stunde. Die 6.000 Teile brauchten 6.000 × 8 s = 48.000 s, also 13,3 Prüferstunden. Diese Zahl gehört in die Kostenaufstellung der Reklamation.

Gutteile kennzeichnen

Geprüfte i. O.-Teile müssen für jeden erkennbar von ungeprüften getrennt sein – im Lager, im Versand und beim Kunden. Üblich sind diese Formen, oft kombiniert:

Die n. i. O.-Teile kommen in rot gekennzeichnete Behälter ins Sperrlager. Legen Sie einige davon als Fehlermuster für die Ursachenanalyse beiseite, bevor der Rest verschrottet oder nachgearbeitet wird. Mischen Sie nie geprüfte und ungeprüfte Teile im selben Behälter, auch nicht »nur kurz«.

Wie lange die Kennzeichnung bleibt, legen Sie mit dem Kunden fest. Sie endet, wenn die Sofortmaßnahme aufgehoben wird – wann das begründet ist, steht unter Wirksamkeitsprüfung.

• Etikett am Ladungsträger mit »100 % geprüft auf …«, Merkmal, Datum, Prüfer und Reklamationsnummer. Das ist die häufigste und sicherste Form.
• Farbpunkt am Teil mit Lackstift an einer festgelegten Stelle. Nur, wenn der Kunde zustimmt und die Stelle weder Funktions- noch Sichtfläche ist; ein Farbpunkt auf einer Dichtfläche erzeugt die nächste Reklamation.
• Vermerk auf dem Lieferschein für alle Lieferungen ab dem Clean Date, also ab dem Zeitpunkt, ab dem nur noch geprüfte, fehlerfreie Teile kommen.
• Eigene Behälterfarbe oder Anhänger, wenn der Kunde mit Mehrwegbehältern arbeitet und Etiketten getauscht werden.

Die Sortieranweisung: bevor das erste Teil geprüft wird

Ein Sortierprotokoll ist nur so gut wie die Anweisung, nach der sortiert wurde. Sie passt auf eine Seite und enthält:

Bei Sichtprüfungen lohnt ein einfacher Test, bevor die Sortierung freigegeben wird: Mischen Sie einige bekannte Fehlerteile unter Gutteile und lassen Sie die Prüfer sortieren. Finden sie nicht alle, stimmt die Anweisung, das Licht oder das Grenzmuster noch nicht. Ein Grenzmuster ist ein Teil, das zeigt, was gerade noch zulässig ist. Bei sicherheitsrelevanten Merkmalen verlangen viele Kunden eine zweite, unabhängige Sortierung.

• Teil, Index, Reklamationsnummer und Verdachtsmenge je Los und Ort
• Das Merkmal mit Sollwert und Toleranz, bei Sichtmerkmalen mit Foto und Grenzmuster
• Prüfmittel mit Nummer und gültiger Kalibrierung
• Prüfplatz: ausreichend Licht, getrennte Ablagen für i. O., n. i. O. und Zweifelsfälle
• Kennzeichnung der i. O.-Teile und Umgang mit n. i. O.-Teilen
• Wer bei Zweifelsfällen entscheidet und wie er erreichbar ist
• Wann und an wen die Ergebnisse gemeldet werden

Sortierdienstleister beauftragen

Ein Sortierdienstleister ist ein Unternehmen, das Teile vor Ort beim Kunden oder in eigenen Hallen prüft. Er wird gebraucht, wenn die Teile beim Kunden liegen und Sie nicht schnell genug selbst vor Ort sein können, wenn die eigene Mannschaft nicht reicht oder wenn der Kunde eine neutrale Prüfung verlangt. Manche Kunden geben eine Liste von Dienstleistern vor, die in ihrem Werk arbeiten dürfen.

Damit die Ergebnisse brauchbar sind, geben Sie dem Dienstleister mit:

Vor dem Auftrag klären Sie die Kosten: Stundensatz, Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag, Anfahrt, Mindeststunden je Einsatz. Prüfen Sie die Rechnung gegen das Protokoll: Stunden mal Prüfrate muss ungefähr die geprüfte Menge ergeben. Im Beispiel oben wären für 600 Teile bei 450 Teilen je Stunde gut 1,3 Stunden zu erwarten; eine Rechnung über acht Stunden braucht eine Erklärung, etwa Mindeststunden oder Wartezeit. Wie Sie solche Kosten weitergeben, wenn ein Unterlieferant den Fehler verursacht hat, steht unter Belastungsanzeige.

• Die Sortieranweisung und, bei Sichtmerkmalen, Grenzmuster oder Fotos
• Prüfmittel, wenn er keine eigenen hat, mit Kalibriernachweis
• Ihr Protokollformat mit den Spalten aus der Tabelle oben, damit Sie Ihre und seine Ergebnisse zusammenführen können
• Kennzeichnung der i. O.-Teile und Ablage der n. i. O.-Teile
• Einen Ansprechpartner, der auch nachts und am Wochenende Zweifelsfälle entscheidet
• Eine tägliche Meldung mit Mengen je Los

Häufige Fehler im Sortierprotokoll

Diese Fehler fallen dem Kunden beim ersten Blick auf und machen ein Protokoll wertlos:

• Die Summen gehen nicht auf: geprüft ist nicht gleich i. O. plus n. i. O., oder die Summe der Lose ist kleiner als die Verdachtsmenge.
• Das Merkmal heißt nur »Sichtprüfung« oder »Maßprüfung« – niemand weiß später, worauf geprüft wurde.
• Ergebnisse nur als Gesamtsumme, nicht je Los – die Spur für die Ursachenanalyse fehlt.
• Kein Datum, keine Uhrzeit – das Clean Date lässt sich nicht belegen.
• Prüfer nicht genannt – Rückfragen sind nicht möglich, der Kunde zweifelt am Ergebnis.
• Beifunde mit dem reklamierten Fehler vermischt – die Fehlerquote stimmt nicht.
• Unplausible Prüfrate: 3.000 Teile mit dem Messschieber in einer Stunde sind 1,2 Sekunden je Teil und keine Prüfung.

Häufige Fragen