5-Why-Methode: mit »Warum?« bis zur Ursache

Was die 5-Why-Methode ist

Bei der 5-Why-Methode fragen Sie ausgehend vom Fehler wiederholt »Warum?«. Jede Antwort ist die Ursache der vorherigen und zugleich der Ausgangspunkt der nächsten Frage. So entsteht eine Kette vom sichtbaren Fehler bis zu der Stelle im Prozess, an der Sie ansetzen müssen, damit er nicht wiederkommt. Die Methode stammt aus der japanischen Automobilindustrie und ist in 8D-Berichten weit verbreitet.

Die Zahl fünf ist eine Faustregel. Manchmal sind Sie nach drei Fragen an der richtigen Stelle, manchmal brauchen Sie sieben. Wichtig ist nicht die Zahl, sondern wo die Kette endet: bei einer Ursache, die in Ihrem Einflussbereich liegt und deren Beseitigung das Wiederauftreten verhindert.

Im 8D-Bericht steht die 5-Why-Analyse in D4, der Ursachenanalyse. Sie ergänzt das Ishikawa-Diagramm: Das Diagramm sucht in der Breite nach möglichen Ursachen, 5-Why geht an einer bestätigten Ursache in die Tiefe. Wer nur 5-Why macht, verfolgt oft die erste Idee und übersieht andere Ursachen; wer nur das Diagramm macht, bleibt an der Oberfläche.

So gehen Sie vor

Eine gute 5-Why-Kette entsteht nicht am Schreibtisch, sondern mit den Leuten, die den Prozess kennen, und mit Teilen, Daten und Dokumenten auf dem Tisch. Diese Regeln haben sich bewährt:

• Mit einer genauen Fehlerbeschreibung beginnen. Die erste Frage richtet sich an den Fehler aus D2 (Problembeschreibung), mit Merkmal, Maß und Menge – nicht an »Qualitätsproblem bei Teil X«.
• Nur geprüfte Sachverhalte als Antwort. »Vermutlich«, »wahrscheinlich« und »könnte« gehören nicht in die Kette. Ist eine Antwort noch nicht geprüft, markieren Sie sie als offen und prüfen sie, bevor Sie weiterfragen.
• In ganzen Sätzen schreiben. »Stempel stumpf« ist knapp, »Die Schneidkante des Lochstempels ist mit Radius 0,15 mm verrundet« ist prüfbar.
• Zu jeder Antwort einen Beleg notieren. Messwert, Protokoll, Foto oder Dokument mit Revision.
• Verzweigen, wenn es mehrere Gründe gibt. Hat eine Frage zwei zutreffende Antworten, verfolgen Sie beide als eigene Äste.
• Rückwärtsprobe machen. Lesen Sie die Kette von unten nach oben und verbinden Sie die Glieder mit »deshalb«. Ergibt jeder Schritt Sinn, hält die Kette.
• Am richtigen Punkt aufhören. Die letzte Antwort liegt in Ihrem Einflussbereich, und eine Maßnahme dort verhindert den Fehler auch bei anderen Teilen, in anderen Schichten und mit anderen Personen.
• Zwei Ketten führen. Eine für das Auftreten (warum ist der Fehler entstanden?), eine für das Nicht-Entdecken (warum hat er Ihr Werk verlassen?).

Beispiel: die Kette für das Auftreten

Fiktiver Fall: Ein Stanzbetrieb liefert Haltewinkel aus 2 mm Stahlblech (DC04). Die Zeichnung erlaubt an Schnittkanten einen Grat von höchstens 0,1 mm. Der Kunde meldet, dass ein Grat am Langloch 6 × 20 mm bei der Montage die Isolierung eines Kabels beschädigt hat. In seinem Lager findet er bei 140 von 3.000 Teilen Grathöhen bis 0,25 mm am Langloch. Die Außenkontur ist gratfrei.

Das Team beginnt mit dem Fehler, wie er in D2 steht, und fragt fünfmal:

Rückwärtsprobe: Die Werkzeugfreigabe verlangt keine Standmengen – deshalb werden Hübe nicht je Werkzeug gezählt – deshalb gibt es kein Nachschleifintervall – deshalb lief der Stempel 185.000 Hübe – deshalb ist die Schneidkante verrundet – deshalb hat das Langloch einen Grat. Die Kette hält.

Die zweite Kette: warum der Fehler nicht entdeckt wurde

Der Kunde will nicht nur wissen, warum der Grat entstand, sondern auch, warum 140 Teile mit Grat Ihr Werk verlassen konnten. Diese Frage hat eigene Ursachen und braucht eigene Maßnahmen. Viele Kunden weisen einen 8D-Bericht zurück, der nur eine Kette enthält.

Im Beispiel liest das Team den Prüfplan, die Prüfprotokolle und schaut sich die Zwischenprüfung an der Presse an:

Diese Kette endet schon nach vier Fragen – an einer Stelle, die Sie selbst ändern können und die auch andere Teile betrifft. Mehr Fragen sind nicht nötig.

Was aus den beiden Ketten folgt

Jedes Glied einer Kette ist ein möglicher Ansatzpunkt. Eine Maßnahme nur am ersten Glied beseitigt den Fehler heute; erst Maßnahmen an den letzten Gliedern verhindern, dass er in sechs Monaten an einem anderen Werkzeug wiederkommt. In D5 (dauerhafte Abstellmaßnahmen) stehen deshalb Maßnahmen auf mehreren Ebenen, jeweils mit verantwortlicher Rolle und Termin:

• Auftreten, technisch: Lochstempel nachgeschliffen; Grathöhe danach 0,03 mm an 20 Teilen.
• Auftreten, Prozess: Hubzähler am Werkzeug statt an der Presse; Nachschliff nach 100.000 Hüben, eingetragen im Wartungsplan Rev. 3. Verantwortlich: Leitung Werkzeugbau.
• Auftreten, System: Die Werkzeugfreigabe verlangt künftig einen Wartungsplan mit Standmengen. Übertrag auf alle 46 Schneid- und Folgeverbundwerkzeuge bis Ende des Quartals.
• Nicht-Entdecken, Prozess: Prüfplan Rev. 4 um die Grathöhe am Langloch ergänzt, gemessen mit Messuhr an 5 Teilen je 2.000 Hübe.
• Nicht-Entdecken, System: Prüfpläne werden nur noch aus der nummerierten Zeichnung erstellt; alle Prüfpläne, die von Vorgängerteilen übernommen wurden, werden abgeglichen.

Die Grathöhe nach dem Nachschliff ist kein Wirksamkeitsnachweis für die Dauer. Den liefern in D6 die Grathöhen kurz vor dem nächsten geplanten Nachschliff – und null Reklamationen über einen vereinbarten Zeitraum.

Typische Fehler: Kreis, »Mensch« und zu weit gefragt

Der Kreis. Eine Kette, die zu ihrem Anfang zurückkehrt, erklärt nichts. Beispiel: »Warum wurde nicht nachgeschliffen? – Weil der Werkzeugbau keine Zeit hatte. Warum hatte er keine Zeit? – Weil er Werkzeuge reparieren musste. Warum musste er reparieren? – Weil nicht rechtzeitig nachgeschliffen wurde.« Bei der Rückwärtsprobe merken Sie, dass keine neue Information dazukommt. Setzen Sie an der Stelle neu an, an der die Kette auf Auslastung ausgewichen ist, und fragen Sie nach dem Ablauf: Warum hängt der Nachschliff davon ab, ob jemand Zeit hat? Weil er nicht geplant ist – und schon sind Sie beim fehlenden Intervall.

Zu früh bei »Mensch« gestoppt. »Warum hat das Langloch einen Grat? – Weil der Einrichter den Verschleiß übersehen hat.« Danach folgt die Maßnahme »Einrichter geschult«, und der Bericht kommt zurück. Fragen Sie an dieser Stelle weiter: Woran hätte der Einrichter den Verschleiß erkennen sollen? Gab es ein Kriterium, eine Grenze, eine Hubzahl? Ein anderer Einrichter in einer anderen Schicht hätte denselben Fehler gemacht – die Ursache liegt also im Ablauf, nicht in der Person. Ausführlich dazu: »Mitarbeiterfehler« ist keine Ursache.

Zu weit gefragt. »Weil der Kunde zu niedrige Preise zahlt« oder »weil es zu wenig Fachkräfte gibt« liegt außerhalb Ihres Einflusses. Hören Sie bei der letzten Ursache auf, die Sie selbst ändern können.

Dazu kommen kleinere, aber häufige Schwächen:

• Symptom umformuliert: »Warum Grat? – Weil die Schnittkante nicht in Ordnung ist.« Das ist dieselbe Aussage in anderen Worten.
• Vermutungen in der Kette: Eine ungeprüfte Antwort macht alle folgenden Antworten wertlos.
• Nur eine Kette: Ohne Kette für das Nicht-Entdecken fehlt die Hälfte von D4.
• Maßnahme passt nicht zur Kette: Steht in D5 eine Maßnahme, die an keinem Glied ansetzt, ist entweder die Kette oder die Maßnahme falsch.

Wann ist die Kette fertig?

Prüfen Sie jede Kette, bevor sie in den Bericht geht, an diesen Punkten:

• Jede Antwort ist geprüft und hat einen Beleg.
• Die Rückwärtsprobe mit »deshalb« ergibt an jeder Stelle Sinn.
• Die letzte Antwort liegt in Ihrem Einflussbereich.
• Die Kette erklärt auch die Fakten aus der Ist/Ist-nicht-Analyse – im Beispiel, warum das Langloch betroffen ist und die Außenkontur nicht.
• Sie können sagen, welche Maßnahme an welchem Glied ansetzt.
• Die Ursache lässt sich ein- und ausschalten: Mit verrundetem Stempel entsteht der Grat, mit nachgeschliffenem nicht.

Eine eigene Vorlage brauchen Sie nicht: Eine Tabelle mit den Spalten Frage, Antwort und Beleg genügt. Im 5-Why-Werkzeug legen Sie beide Ketten direkt im Browser an.

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