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8D-Software: worauf achten – die Checkliste
Zwölf Kriterien für die Auswahl einer 8D-Software – jedes mit einer Frage, die Sie in der Vorführung oder im eigenen Test selbst prüfen können, statt sich auf ein Prospekt zu verlassen.
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Wie diese Checkliste entstanden ist
Diese Seite schreibt der Anbieter von irot 8D. Wir nennen deshalb keine anderen Produkte, sondern Kriterien, die Sie an jede 8D-Software anlegen können – auch an unsere. Die Kriterien folgen dem Weg einer Reklamation beim Zulieferer: Eingang, Fristen, Ursachen, Bericht, Antwort des Kunden, Auswertung.
Am besten prüfen Sie mit einer echten, abgeschlossenen Reklamation aus Ihrem Haus: Mail des Kunden, Formblatt, Fristen. Dann sehen Sie in einer Stunde, was im Alltag trägt.
Die zwölf Kriterien
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es selbst |
|---|---|---|
| Eingang per E-Mail | Die meisten Reklamationen kommen als Mail mit Anhang. | Eine echte Kundenmail einfügen: Stehen Reklamationsnummer, Teil, Menge und Eingang danach im Fall – und ist erkennbar, woher jede Angabe stammt? |
| Fristen je Kunde | Kunden setzen D3, D5 und D8 unterschiedlich: Stunden, Arbeits- oder Kalendertage. | Die Fristen eines Kunden eintragen und prüfen, ob Feiertage Ihres Bundeslands und Wochenenden richtig zählen. |
| Erinnerung und Eskalation | Eine Frist im Postfach geht im Tagesgeschäft unter. | Fragen, wer wann erinnert wird – und ob man sieht, dass eine Erinnerung hinausging. |
| Rückfrage öffnet neu | Der Kunde fragt nach – die Disziplin bekommt eine neue Frist. | Eine Rückfrage zu D4 erfassen: Läuft die Uhr für D4 neu, ohne die anderen Fristen zu verfälschen? |
| Formblatt des Kunden | Viele Kunden schreiben ihr eigenes Formblatt vor, oft auf Englisch. | Das Excel-Formblatt eines Kunden mitbringen: Lässt es sich einmal einrichten und danach füllen, ohne abzutippen? |
| Prüfung vor dem Versand | Berichte kommen aus wiederkehrenden Gründen zurück: »Mitarbeiterfehler« als Ursache, kein Wirksamkeitsnachweis, D3 ohne Bestände. | Einen Bericht mit genau diesen Schwächen anlegen: Schlägt die Software an – und sagt sie, wo es zu beheben ist? |
| Ursachenanalyse | Der Kunde will Auftreten und Nicht-Entdecken getrennt sehen, belegt. | Ist/Ist-nicht, Ishikawa und 5-Why im Fall ausprobieren: Hängen die Maßnahmen an einer Ursache? |
| Sortierung und Nachweise | Sortierergebnisse, Fotos und Messprotokolle gehören zum Fall. | Fragen, wie ein externer Sortierdienst seine Zahlen liefert, ohne eigenen Zugang. |
| Eigener Lieferant | Liegt die Ursache beim Vormaterial, geht die Reklamation weiter. | Prüfen, ob aus dem Fall eine Reklamation an den Lieferanten wird – und wie dessen Antwort zurückkommt. |
| Auswertung | Kunde, Management und Audit fragen nach Termintreue und Wiederholfehlern. | Fragen, ob die Termintreue an der ursprünglichen Frist gemessen wird oder an der verlängerten. |
| Datenschutz und Zugriff | In Reklamationen stehen Namen, Mails und Fotos. | Nach Auftragsverarbeitungsvertrag, zweitem Faktor bei der Anmeldung und Aufbewahrungsfristen fragen – und ob man alles exportieren kann. |
| Einstieg und Ausstieg | Ein Werkzeug, das man nicht ausprobieren oder verlassen kann, ist ein Risiko. | Prüfen, ob ein Fall ohne Vertrag ausprobiert werden kann und ob Berichte und Nachweise sich beim Kündigen mitnehmen lassen. |
Ein Kriterium, das Sie nicht selbst prüfen können, ist eine Behauptung. Fragen Sie nach der Vorführung mit Ihrem eigenen Fall.
Was irot 8D bei diesen Kriterien macht
Erzeugt aus derselben Liste wie die Seite Funktionen. Legen Sie die Kriterien oben daran an – am besten im eigenen Test mit einem echten Fall.
| Bereich | Was irot 8D macht | Im Einzelnen |
|---|---|---|
| Eingang | Mail einfügen oder Datei hineinziehen. irot 8D liest Reklamationsnummer, Teilenummer, Index, Mengen, Lose, Lieferschein und den Eingang – jede Angabe mit der Zeile, aus der sie stammt. |
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| Fristen | D3, D5 und D8 rechnen sich aus dem Eingang – nach den Vorgaben Ihres Kunden in Stunden, Arbeitstagen oder Kalendertagen, mit den Feiertagen Ihres Bundeslands. |
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| Prüfung vor dem Versand | Vor dem Versand läuft der Bericht durch 25 Prüfungen – die Gründe, aus denen Kunden 8D-Berichte zurückweisen. Sperrendes muss behoben sein, Hinweise sehen Sie mit Begründung. |
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| Ursachen | Ist/Ist-nicht, Ishikawa mit bestätigten und verworfenen Hypothesen, 5-Why für Auftreten und Nicht-Entdecken – und Vorschläge aus früheren Fällen derselben Fehlerart. |
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| Führung | Oben im Fall steht, was als Nächstes zu tun ist, warum der Kunde es verlangt und wie ein guter Eintrag aussieht. Wer es eilig hat, nimmt den Express-Weg in zwölf Schritten. |
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| Bericht | Das Excel-Formblatt Ihres Kunden einmal hochladen und zuordnen – danach füllt irot 8D es aus. Oder der Bericht im eigenen Formblatt als PDF und Word. |
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| Sortierung | Für die Sortierung erzeugt irot 8D einen Link mit QR-Code. Die Sortierstelle zählt geprüfte, gute und schlechte Teile; die Zahlen landen im Sortierprotokoll in D3. |
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| Lieferant | Liegt die Ursache beim Vormaterial, wird aus der Kundenreklamation mit einem Klick die Reklamation an Ihren Lieferanten. Die Kosten fassen Sie in einer Belastungsanzeige zusammen. |
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| Auswertung | Termintreue, offene Fälle, Fehlerarten, Kunden, Wiederholfehler – auf einer Seite, ohne Excel. |
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Was irot 8D nicht macht
- Kein CAQ-Gesamtsystem: keine Prüfplanung, Messmittelverwaltung, FMEA oder Auditverwaltung – nur Reklamationen und 8D-Berichte.
- Keine Schnittstelle zu ERP oder CAQ: Daten kommen per E-Mail, Datei oder von Hand; Berichte gehen als PDF, Word oder im Excel-Formblatt des Kunden hinaus.
- Kein Austausch mit den Reklamationsportalen der Kunden: Dort tragen Sie selbst ein.
- Keine Installation im eigenen Netz und keine App aus dem App Store: irot 8D läuft im Browser unter 8d.irot.com, auch auf dem Telefon.
- Berichte nur auf Deutsch und Englisch.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Auswahl einer 8D-Software?
Mit einer echten Reklamation aus dem eigenen Haus lassen sich die zwölf Punkte in ein bis zwei Stunden je Software prüfen. Länger dauert meist nur das Einrichten der Formblätter Ihrer Kunden.
Brauche ich für 8D eine CAQ-Software?
Nicht unbedingt. Ein CAQ-System deckt viele Aufgaben der Qualität ab; wer vor allem Reklamationen und 8D-Berichte schnell und fristgerecht abarbeiten muss, kommt mit einer spezialisierten 8D-Software oft schneller ans Ziel. Entscheidend ist, was Sie außer 8D noch brauchen.
Reicht nicht eine Excel-Vorlage?
Bei wenigen Fällen im Jahr oft ja. Wann der Wechsel sich lohnt, steht im Vergleich Excel, Word oder Software.