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8D-Report erstellen: Excel, Word oder Software?
Drei Wege führen zum 8D-Report: eine Excel-Vorlage, ein Word-Dokument oder eine 8D-Software. Hier steht, nach welchen Kriterien wir sie vergleichen, wo jeder Weg reicht – und wo nicht.
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Wer hier vergleicht – und nach welchen Kriterien
Diese Seite schreibt der Anbieter von irot 8D, einer 8D-Software. Damit Sie unser Urteil prüfen können, vergleichen wir Arten von Werkzeugen, nicht einzelne Produkte anderer Anbieter, und legen die Kriterien offen. Was irot 8D kann, steht weiter unten in einer Tabelle, die aus unserer Funktionsliste erzeugt wird; was irot 8D nicht kann, steht direkt darunter.
Die Kriterien kommen aus dem Alltag einer Qualitätsabteilung beim Zulieferer: Der Kunde setzt Fristen, prüft den Bericht und weist ihn zurück, wenn etwas fehlt.
- Einstieg: Was braucht es, um heute den ersten Bericht zu schreiben?
- Fristen: Wer erinnert an D3, D5 und D8, wenn mehrere Fälle offen sind?
- Formblatt des Kunden: Lässt sich das vorgeschriebene Formblatt füllen, ohne abzutippen?
- Prüfung vor dem Versand: Fällt auf, was der Kunde zurückweisen wird?
- Nachweise: Wo liegen Fotos, Messprotokolle und Sortierergebnisse zum Fall?
- Auswertung: Lassen sich Termintreue, Fehlerarten und Wiederholfehler über alle Fälle zeigen?
- Zusammenarbeit: Wie arbeiten Kollegen, Sortierdienst und eigener Lieferant mit?
Der Vergleich nach Kriterien
Die Einschätzung gilt für die übliche Form jedes Wegs: eine Excel-Datei je Fall, ein Word-Dokument je Fall, eine Software mit einer Datenbank für alle Fälle. Mit viel Aufwand lässt sich jede Vorlage erweitern – dann wird sie selbst zu einer kleinen Software, die jemand pflegen muss.
| Kriterium | Excel-Vorlage | Word-Vorlage | 8D-Software |
|---|---|---|---|
| Einstieg | sofort, Excel ist meist da | sofort, Word ist meist da | Zugang anlegen, Kunden und Teile erfassen |
| Fristen D3/D5/D8 | von Hand im Kalender | von Hand im Kalender | aus dem Eingang gerechnet, mit Erinnerung |
| Formblatt des Kunden | abtippen oder kopieren | abtippen oder kopieren | je nach Software: Formblatt zuordnen und füllen lassen |
| Prüfung vor dem Versand | Formeln für Pflichtfelder möglich, Inhalt prüft niemand | keine | je nach Software: Regeln, die typische Rückweisungsgründe finden |
| Nachweise | Ordner neben der Datei | eingefügte Bilder, Datei wird groß | am Fall abgelegt |
| Auswertung über alle Fälle | zweite Datei, Werte von Hand übertragen | nicht vorgesehen | aus den Fällen, ohne Übertragen |
| Zusammenarbeit | eine Datei, ein Bearbeiter zur Zeit | eine Datei, ein Bearbeiter zur Zeit | mehrere Zugänge, Verlauf je Änderung |
Kein Weg ist an sich falsch. Entscheidend ist, wie viele Fälle gleichzeitig offen sind und wie streng Ihre Kunden prüfen.
Wann eine Vorlage reicht
Wer wenige Reklamationen im Jahr hat und deren Kunden kein eigenes Formblatt vorschreiben, kommt mit einer guten Vorlage aus. Wichtig ist dann, dass die Vorlage durch die acht Disziplinen führt und die Fragen stellt, an denen Berichte scheitern: Ist/Ist-nicht in D2, Bestände und Clean Date in D3, Auftreten und Nicht-Entdecken in D4, ein Wirksamkeitsnachweis in D6.
Eine solche Vorlage gibt es hier kostenlos als Word und PDF: 8D-Report-Vorlage. Im Browser ausfüllen und als PDF drucken geht mit dem 8D-Report-Generator; prüfen lässt sich ein fertiger Bericht mit dem 8D-Check.
Wann sich Software lohnt
Software lohnt sich, sobald Fristen aus dem Kopf fallen: mehrere Fälle zugleich offen, mehrere Kunden mit eigenen Fristen und Formblättern, Rückfragen, die eine Disziplin mit neuer Frist wieder öffnen. Dann kostet das Abtippen, Erinnern und Zusammensuchen mehr Zeit als der Bericht selbst.
Ein zweites Zeichen: Sie müssen Zahlen liefern – Termintreue für den Kunden, Fehlerarten für das Management, Wiederholfehler für das Audit. Aus einzelnen Dateien entsteht das nur durch Übertragen von Hand.
- mehr als eine Handvoll Fälle gleichzeitig offen
- Kunden mit eigenen Fristen in Stunden, Arbeits- oder Kalendertagen
- vorgeschriebene Formblätter, oft auf Englisch
- Berichte kommen mit Rückfragen zurück
- Kennzahlen werden verlangt
Was irot 8D davon abdeckt
Die Tabelle ist aus derselben Liste erzeugt, die auf der Seite Funktionen steht – ändert sich die Liste, ändert sich die Tabelle.
| Bereich | Was irot 8D macht | Im Einzelnen |
|---|---|---|
| Eingang | Mail einfügen oder Datei hineinziehen. irot 8D liest Reklamationsnummer, Teilenummer, Index, Mengen, Lose, Lieferschein und den Eingang – jede Angabe mit der Zeile, aus der sie stammt. |
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| Fristen | D3, D5 und D8 rechnen sich aus dem Eingang – nach den Vorgaben Ihres Kunden in Stunden, Arbeitstagen oder Kalendertagen, mit den Feiertagen Ihres Bundeslands. |
|
| Prüfung vor dem Versand | Vor dem Versand läuft der Bericht durch 25 Prüfungen – die Gründe, aus denen Kunden 8D-Berichte zurückweisen. Sperrendes muss behoben sein, Hinweise sehen Sie mit Begründung. |
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| Ursachen | Ist/Ist-nicht, Ishikawa mit bestätigten und verworfenen Hypothesen, 5-Why für Auftreten und Nicht-Entdecken – und Vorschläge aus früheren Fällen derselben Fehlerart. |
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| Führung | Oben im Fall steht, was als Nächstes zu tun ist, warum der Kunde es verlangt und wie ein guter Eintrag aussieht. Wer es eilig hat, nimmt den Express-Weg in zwölf Schritten. |
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| Bericht | Das Excel-Formblatt Ihres Kunden einmal hochladen und zuordnen – danach füllt irot 8D es aus. Oder der Bericht im eigenen Formblatt als PDF und Word. |
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| Sortierung | Für die Sortierung erzeugt irot 8D einen Link mit QR-Code. Die Sortierstelle zählt geprüfte, gute und schlechte Teile; die Zahlen landen im Sortierprotokoll in D3. |
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| Lieferant | Liegt die Ursache beim Vormaterial, wird aus der Kundenreklamation mit einem Klick die Reklamation an Ihren Lieferanten. Die Kosten fassen Sie in einer Belastungsanzeige zusammen. |
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| Auswertung | Termintreue, offene Fälle, Fehlerarten, Kunden, Wiederholfehler – auf einer Seite, ohne Excel. |
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Was irot 8D nicht macht
Damit Sie nicht erst nach der Anmeldung merken, dass etwas fehlt:
- Kein CAQ-Gesamtsystem. irot 8D kümmert sich um Reklamationen und 8D-Berichte – keine Prüfplanung, keine Messmittelverwaltung, keine FMEA, keine Auditverwaltung.
- Keine Schnittstelle zu ERP oder CAQ. Reklamationen kommen per E-Mail, als Datei oder von Hand in den Fall; heraus gehen Berichte als PDF, Word oder im Excel-Formblatt des Kunden.
- Kein Austausch mit den Reklamationsportalen der Kunden. Was der Kunde in seinem Portal verlangt, tragen Sie dort selbst ein; der Bericht aus irot 8D ist die Vorlage dafür.
- Keine Installation im eigenen Netz. irot 8D läuft als Dienst im Browser unter 8d.irot.com.
- Keine App aus dem App Store. Die Anwendung läuft im Browser, auch auf dem Telefon.
- Berichte auf Deutsch und Englisch – andere Berichtssprachen gibt es nicht.
Häufige Fragen
Ist ein 8D-Report in Excel beim Kunden schlechter angesehen?
Nein. Der Kunde bewertet den Inhalt: nachvollziehbare D2, belegte Ursachen, wirksame Maßnahmen. Schreibt er ein Formblatt vor, zählt nur, dass es vollständig ausgefüllt ist – gleich, womit.
Kann ich mit einer Vorlage anfangen und später wechseln?
Ja. Wichtig ist, dass Sie die Fälle bis dahin vollständig ablegen: Bericht, Nachweise, Antwort des Kunden. Abgeschlossene Fälle müssen nicht in eine Software umziehen.
Warum vergleichen Sie keine Produkte anderer Anbieter?
Weil wir deren Stand nicht laufend prüfen können und ein Vergleich mit veraltetem Stand niemandem hilft. Die Kriterien oben können Sie an jede Software anlegen; eine ausführliche Liste steht in der Checkliste für 8D-Software.